Over Festivalpoort

Expertise sinds 2015

Sinds de start is Festivalpoort uitgegroeid tot de expert in logistiek management voor de op- en afbouw van evenementen en festivals, waardoor organisatoren zich beter kunnen concentreren op hun productie. De kiem van het idee ontstond door de observatie van suboptimale communicatie aan de poort tijdens evenementenbouw. Dit leidde tot de inzet van gespecialiseerd personeel door Festivalpoort bij de leveranciersingang voor een vloeiender logistiek proces.

Persoonlijke aanpak

Festivalpoort hecht waarde aan de inzet van de juiste personen op de juiste plek. Het is van grote waarde een dedicated persoon aan de leveranciersingang in te zetten voor de gehele productie. Deze gastheer of -vrouw is bekend met de organisatie, de contactpersonen op het terrein en met  leveranciers. Hij of zij kent de wensen van de organisatie en handelt daarnaar. Dit leidt tot eenduidigheid en bespaart een dagelijkse briefing. De collega weet wat er gebeuren moet! 

Betrouwbare tool

Ieder voertuig wordt geregistreerd met de unieke Festivaltool. Dit gebeurt op basis van  kentekenherkenning. Het voertuigtype wordt gekoppeld aan de leverancier. Zo weet je altijd weet wie er op het terrein is. Deze realtime data is toegankelijk via een overzichtelijk dashboard. De Festivaltool houdt bij hoe vaak er is geleverd, door wie, en wanneer. Tevens worden het aantal gereden kilometers en het brandstoftype van het voertuig vastgelegd, naast veel andere relevante data voor jouw ideale rapportage.   

Volledig ontzorgd

Het kost veel tijd om leveranciers te ontvangen. begeleiden, controleren en om te zorgen dat zij ook op tijd vertrekken van jouw logistiek uitdagende terrein.  

En laat dit nu een core expertise van Festivalpoort zijn!  

Onze terreinmanager werkt nauw samen met de poortwachter en is fulltime bezig met leveranciersbegeleiding. Zo verloopt de productie soepel, veilig en milieuvriendelijk.

Wie zijn wij?

Daan Verwijlen

Founder

Marco van Oudenaarde

Operations

Een complete oplossing voor jouw leveranciers

Festivalpoort is sinds haar oprichting de partij voor logistiek management tijdens de op- en afbouw van festivals en evenementen. Het doel is om producenten en organisaties zich meer te laten focussen op de productie zelf door hen op gebied van logistiek volledig te ontzorgen. 

Het idee Festivalpoort is ontstaan tijdens de productie van Awakenings Festival in 2012 in samenwerking met producent Jasper Schimmel. Al snel werd duidelijk dat de inzet van een specialistische poortwachter cruciaal is voor de logistiek op het gehele terrein. Een gestroomlijnde productie begint bij de poort. 

Een logisch gevolg was om alle transportbewegingen in kaart te brengen. Niet alleen om leveranciers en het aantal leveringen te controleren: het was voor eerst mogelijk om de productieplanning te toetsen aan het werkelijk aantal transporten. Festivalpoort was een feit, samen met de eerste contouren van de Festivaltool: een digitaal platform met kentekenregistratie als basis.

Met het dashboard in de Festivaltool kun je live zien welke leveranciers er op het terrein zijn en hoe vaak zij hebben geleverd. Daarnaast laat de tool zien wanneer piekmomenten (zullen) plaatsvinden, wat leidt tot kansen om zaken beter gespreid te plannen en organiseren. Festivalpoort geeft aan de hand van deze informatie advies over de planning van een productie. Gestroomlijnde leveringen leiden tot meer rust op het terrein, waardoor de productiewerkzaamheden soepeler en sneller kunnen worden uitgevoerd.

Een belangrijk aspect van de Festivaltool is het vermogen om informatie te verzamelen over de herkomst van leveringen, de afgelegde afstand en het brandstoftype van voertuigen. Dit stelt organisaties in staat om de CO2-uitstoot te berekenen en vormt een krachtige basis voor benodigde rapportages aan instanties als ook diverse duurzaamheidsinitiatieven. Bovendien kan zo passend gehoor gegeven worden aan huidige en toekomstige milieuwetgeving.

In 2022 heeft Festivalpoort haar diensten uitgebreid met machineriebeheer. Dit omvat het efficiënt beheren van materieel en materialen, met een focus op het bijhouden van alle in- en uitgiften. Ook dit alles wordt ondersteund door de Festivaltool. 

Dit voorbeeld van continue ontwikkeling stelt Festivalpoort in staat om een complete en efficiënte dienstenportfolio te bieden aan evenement- en festivalorganisatoren.